個人情報や見積書を間違った相手に送る事故は、マルウェア被害ほど注目されませんが、個人情報保護法上の報告対象になり得ます。個人情報漏えいの初動に進む前に、送信段階で防ぐ方が負担は小さいです。
運用ルール
- 宛先は自動補完に頼らず、送信前にTo/Ccを声に出して確認する
- 一斉配信はBcc、または配信リスト機能を使う
- 添付ファイル名と件名に個人名・顧客名を入れすぎない
- 返信時に過去メールの宛先が残っていないか確認する
技術的な補助
Microsoft 365のメールフロールールや、外部ドメインへの送信前確認、DLP（データ損失防止）ポリシーは、プランとライセンスにより利用可否が異なります。2026年9月18日時点の機能名は各ベンダー公式を確認してください。