お盆などの長期休暇中に、自宅や帰省先で業務を行うため、会社のPCやUSBメモリを持ち出すことがあります。社外で使用した機器は、紛失や盗難だけでなく、マルウェア感染やデータの持ち出しにも注意が必要です。
IPAは、長期休暇前に機器やデータの持ち出しルールを確認し、休暇明けには社内で使用する前にウイルススキャンを行うよう案内しています。確認が必要になるのは、持ち出す前、社外で使用している間、社内へ戻すときです。
持ち出し前の確認
はじめに、端末やデータを社外へ持ち出す必要があるか確認してください。会社によっては、持ち出しの許可、保存できるデータ、利用できる場所、返却方法などを定めています。私物のUSBメモリや、会社が許可していないクラウドサービスへのコピーは避けてください。
持ち出すPCは、OSやブラウザ、業務ソフトを最新の状態にしてください。画面ロックやディスク暗号化、「端末を探す」機能が利用できるかも確認しておくと、紛失時の対応が遅れにくくなります。
- 持ち出しに社内の許可が必要か確認してください
- 端末に保存するデータは、業務に必要な範囲に限定してください
- OSやソフトウェアを最新の状態にしてください
- 画面ロックや暗号化の設定を確認してください
- 紛失・盗難時の社内連絡先を控えてください
移動中や自宅での取り扱い
移動中は、端末やUSBメモリを座席、車内、手荷物置き場などへ放置しないでください。公共の場所でPCを使用する場合は、画面ののぞき見にも注意が必要です。作業を中断するときは、短時間でも画面をロックしてください。
自宅で使用する場合も、家族や来客が触れられる場所へ置いたままにしないよう管理してください。業務データを私用端末へ移したり、個人用メールで送ったりすると、会社側で保存場所を把握できなくなる可能性があります。
公衆Wi-Fiなど社外のネットワークを利用する際は、会社の利用ルールを確認してください。接続が認められていない場合や、判断できない場合は、社内の担当者へ確認してから利用してください。
紛失や盗難に気付いた場合
端末やUSBメモリが見当たらない場合は、自分だけで探し続けず、社内の責任者や情報システム担当者へ連絡してください。発生した時刻、最後に確認した場所、端末に保存していた情報を伝えると、その後の対応を進めやすくなります。
遠隔ロックやデータ消去が必要かどうかは、端末の状態や会社の手順によって異なります。個人の判断で操作せず、社内の指示に従ってください。
社内へ戻す際の確認
長期休暇中に電源を切っていたPCは、OSやセキュリティソフトの定義ファイルが古くなっている場合があります。メールの確認や社内ネットワークへの接続前に、必要な更新を適用してください。
IPAは、社外へ持ち出したPCや、データを保存したUSBメモリについて、組織内で使用する前にセキュリティソフトでウイルススキャンを行うよう案内しています。警告が表示される、見覚えのないファイルがある、動作が普段と異なる場合は、そのまま接続を続けず、社内の担当者へ報告してください。